.svg)
.jpg){kind=logo}
Je hebt de vluchten bevestigd. Je hebt het hotel geboekt. Je hebt de agenda geblokkeerd en de klant geïnformeerd. Maar er is één onderdeel van de reis dat vaak als laatste wordt afgehandeld, en dat is het onderdeel dat je leidinggevende als eerste en als laatste zal opmerken: het vervoer over land.
Voor personal assistants en executive assistants die zakelijke reizen beheren, is het regelen van dit onderdeel niet alleen een kwestie van logistiek. Het gaat erom de tijd van uw leidinggevende te beschermen, de reputatie van uw bedrijf te waarborgen en uw eigen gemoedsrust te bewaren wanneer dingen niet volgens plan verlopen. Deze gids behandelt wat u daadwerkelijk moet weten.
Waarom grondtransport een degelijk beleid verdient
De meeste bedrijven hebben duidelijke regels voor vluchten, hotels en onkosten, maar grondtransport valt vaak in een grijs gebied. Het resultaat? Inconsistente boekingen, onverwachte kosten en af en toe een directeur die strandt op Heathrow omdat de Uber-rit plotseling £90 kostte en de chauffeur twee keer annuleerde.
Een duidelijk, schriftelijk vastgelegd beleid voor grondtransport neemt onduidelijkheden weg. Het vertelt reizigers wat wel en niet vergoedbaar is, schept verwachtingen ten aanzien van het serviceniveau en biedt reisagenten en uitvoerend medewerkers een verdedigbaar kader wanneer ze worden aangesproken op uitgaven.
Als uw bedrijf er nog geen heeft, is dit artikel een goed uitgangspunt.
Vergunningen: het detail dat de meeste mensen over het hoofd zien
Niet alle taxi's zijn hetzelfde, en in Londen zijn die verschillen juridisch gezien van belang.
Elk voertuig dat in Londen passagiers tegen betaling vervoert, moet een vergunning hebben van Transport for London (TfL). Dit geldt voor het voertuig, de chauffeur en de exploitant. Een door TfL erkende exploitant moet voldoen aan strenge normen met betrekking tot achtergrondcontroles van chauffeurs, de staat van het voertuig, verzekeringen en klachtenafhandeling.
Wanneer u boekt via een door TfL erkende aanbieder zoals Airport Executive (Operator Licence 402), profiteert u van een formele, gereguleerde dienstverlening met duidelijke verantwoordingsplicht. Wanneer u boekt via een niet-gelicentieerde of onvoldoende gelicentieerde aanbieder, of dit nu via een consumentenapp of een informele regeling is, verdwijnt die bescherming, vaak zonder dat u het beseft.
Waarop te letten bij het goedkeuren van een leverancier van grondtransport:
- Beschikken ze over een geldige TfL-operatorlicentie? (Dit is eenvoudig te controleren op de TfL-website.)
- Beschikken hun chauffeurs over individuele rijbewijzen?
- Beschikken ze over een adequate verzekering voor het inhuren en belonen van werknemers?
- Hebben ze een formele klachtenprocedure?
Als een leverancier niet alle vier vragen duidelijk kan beantwoorden, zoek dan verder.
Inzicht in serviceniveaus en wanneer u elk niveau moet gebruiken
Zakelijk grondtransport valt over het algemeen in drie categorieën. Door de verschillen te kennen, kunt u de boeking afstemmen op de gelegenheid.
Economy Class: Een professionele, comfortabele sedan of stationwagen, meestal een Volkswagen, Tesla of vergelijkbaar merk. Geschikt voor zakelijke reizen alleen, ritten van en naar de luchthaven en reguliere ritten van punt A naar punt B. Schoon, punctueel en kosteneffectief .
Business Class: Een luxe zakenvoertuig, doorgaans een Mercedes E-Klasse of een vergelijkbaar model. Geschikt voor topmanagers, VIP-klanten of situaties waarin presentatie belangrijk is. Het interieur is merkbaar beter, stiller, ruimer en beter geschikt om onderweg te werken .
Eerste Klasse: Onze hoogste categorie, gereserveerd voor VIP-reizen en gelegenheden waarbij de reis zelf onderdeel is van de beleving. De voertuigen omvatten de Mercedes S-Klasse en speciaal aangepaste versies van de Mercedes V-Klasse, uitgerust met verstelbare stoelen zoals in een vliegtuig, verbeterde privacy en een luxe afwerking. Voor bezoeken op bestuursniveau, prominente gasten of managers die verzorgd en voorbereid willen aankomen, is dit de juiste keuze .
Een goed reisbeleid specificeert welke tariefcategorie geschikt is voor welke reizigerscategorie of reissoort. Dit voorkomt ongemakkelijke gesprekken en zorgt ervoor dat de uitgaven in verhouding staan.
Luchthaventransfers: de details die tijd besparen
Vervoer van en naar de luchthaven is de meest voorkomende vorm van zakelijk grondtransport, maar ook de meest risicovolle zonder goede planning.
Vluchttracking is belangrijk. Een professionele chauffeur houdt de vlucht van uw directielid in realtime in de gaten en past de ophaaltijd automatisch aan als de vlucht vertraagd is. Dit zou standaard moeten zijn, geen dure extra optie. Controleer altijd of dit is inbegrepen bij de boeking .
Meet-and-greet versus ophalen aan de stoeprand. Bij aankomst betekent een meet-and-greet service dat uw chauffeur zich in de terminal bevindt, met een naambordje in de hand, klaar bij de aankomsthal. Voor topmanagers of internationale bezoekers is dit de juiste keuze. Ophalen aan de stoeprand (chauffeur wacht buiten) is goedkoper, maar vereist dat de passagier zelf zijn weg vindt in de terminal en het voertuig zoekt. Dit is prima voor regelmatige reizigers, maar minder geschikt voor gasten .
Beleid inzake wachttijd. Betrouwbare luchtvaartmaatschappijen hanteren standaard een gratis wachttijd na de landing (meestal 60 minuten) voor immigratie en bagageafhandeling. Zorg dat u weet wat uw luchtvaartmaatschappij inbegreidt vóór de boeking, niet pas na de factuur.
Luchthavenkosten. De kosten voor het afzetten en ophalen van passagiers bij de terminals op Heathrow en Gatwick zijn aanzienlijk gestegen. Alleen al op Gatwick zijn de afzetkosten het afgelopen jaar met 67% gestegen. Dit zijn legitieme doorberekeningskosten en zouden op uw factuur vermeld moeten staan. Als ze niet worden weergegeven, worden ze stilletjes in de reiskosten verwerkt, of erger nog, helemaal niet betaald .
Het beheren van zakelijke accounts: wat u moet vragen
Als uw bedrijf regelmatig grondtransport boekt, is het de moeite waard om een zakelijk account aan te maken. Dit is wat een goed beheerd zakelijk account zou moeten bieden:
- Geconsolideerde maandelijkse facturering: één factuur voor alle ritten, met duidelijke taakreferenties, in plaats van afzonderlijke bonnen per rit.
- Toegewezen accountmanagement: Een contactpersoon die uw voorkeuren kent en spoedboekingen kan afhandelen.
- Passagiersrapportage: een uitsplitsing per reiziger, reistype en kostenplaats, handig voor interne afstemming.
- Vaste of overeengekomen tarieven: Afgesproken prijzen voor veelgebruikte routes (bijvoorbeeld van Centraal-Londen naar Heathrow) elimineren variabiliteit in tarieven en vereenvoudigen de budgettering.
- Facturering conform btw-regels: essentieel voor het terugvorderen van btw op zakelijke reizen; zorg ervoor dat uw leverancier btw-geregistreerd is en correcte btw- facturen verstrekt.
Bij Airport Executive zijn zakelijke accounts vrijgesteld van de administratiekosten die voor individuele boekingen gelden, een duidelijke besparing voor vaste klanten. We bieden bovendien een betalingstermijn van 14 dagen.
Dat ene ding hebben de meeste reisorganisaties stilletjes geschrapt
Laten we het even duidelijk stellen: een aanzienlijk aantal reis- en transportbedrijven heeft hun klantenserviceteams vervangen door chatbots, geautomatiseerde antwoorden en zelfserviceportalen. Voor routinevragen is dit nog te doen. Maar voor alles wat tijdgevoelig of echt urgent is, zoals een gemiste aansluiting, een verwarde chauffeur of een directeur die op het punt staat een vergadering te missen, is het enorm frustrerend.
Als personal assistant of executive assistant sta je al onder grote druk namens de mensen die je ondersteunt. Het laatste wat je nodig hebt als er om 8 uur 's avonds iets misgaat, is in een chatvenster typen en wachten op een geautomatiseerd antwoord dat de vraag niet begrijpt.
“Bij Airport Executive hebben we bewust gekozen voor een andere aanpak. Onze telefoons worden binnen enkele seconden beantwoord door echte mensen, niet na minuten, niet na het doorlopen van een menu, en niet via een terugbelsysteem. Wanneer u ons belt, spreekt u met iemand die de branche kent, uw boeking kent en de bevoegdheid heeft om u daadwerkelijk te helpen.” — Chris Nixon, CEO, Airport Executive
Chris vervolgt: "Wij vinden dat dit gewoon is hoe een premium service hoort te werken. Maar we weten ook dat het zeldzamer is geworden dan zou moeten, en daarom is het de moeite waard om dit expliciet te vermelden bij de evaluatie van aanbieders van grondtransport . "
Stel jezelf de volgende vragen bij het beoordelen van een aanbieder van grondtransport:
- Is er een direct telefoonnummer dat tijdens alle openingstijden door een medewerker wordt beantwoord?
- Wat is hun gemiddelde reactietijd op een dringende vraag?
- Met wie neem je contact op als er onderweg iets misgaat?
- Kunnen beslissingen ter plekke worden genomen, of moet elke uitzondering eerst door een manager worden teruggebeld?
De antwoorden zullen veel vertellen over hoe dat bedrijf onder druk zal presteren.
Als er zich problemen voordoen, en in de reiswereld gebeurt dat nu eenmaal, dan zijn we er trots op flexibel en eerlijk te zijn. We verschuilen ons niet achter kleine lettertjes. We nemen snel verstandige beslissingen, beoordelen elke situatie op zichzelf en zorgen ervoor dat u nooit het gevoel krijgt dat u tegen het bedrijf vecht waarmee u eigenlijk samenwerkt.
Voor een personal assistant of executive assistant is zo'n relatie met een leverancier geen luxe, maar een professionele noodzaak.
Omgaan met het onverwachte: uw checklist voor noodgevallen
Zelfs de best geplande reis kan in de war raken. Zo kun je je voorbereiden:
Bij stakingen of grote verstoringen, zoals acties van TfL, vertragingen bij de Eurostar of extreme weersomstandigheden, kan de vraag naar privévervoer sterk toenemen. Door een vaste relatie te hebben met een erkende chauffeursdienstverlener, hoeft u niet te concurreren met andere aanbieders via een app. Reserveer daarom zo vroeg mogelijk tijdens periodes waarin verstoringen bekend zijn.
Als de plannen van de directeur op het laatste moment veranderen: Zorg dat u het annuleringsbeleid van uw vervoerder kent voordat u het nodig hebt. De meeste gerenommeerde vervoerders bieden een redelijke periode waarin u kosteloos kunt annuleren. Door dit van tevoren te weten, kunt u met een gerust hart wijzigingen doorvoeren in plaats van onnodige kosten te moeten betalen.
Als de chauffeur niet komt opdagen: Een erkende vervoerder heeft een zorgplicht en een klachtenprocedure. Noteer het tijdstip, het boekingsnummer en alle contactpogingen en vraag vervolgens om een formele reactie. Bij een app-gebaseerde dienst is dit proces vaak ondoorzichtig en frustrerend. Bij een erkende vervoerder is er een duidelijke verantwoordelijkheidsstructuur .
Een toelichting op onkosten en btw
Voor personal assistants en executive assistants die onkostenvergoedingen indienen, kan vervoer over land ingewikkelde btw-regelingen met zich meebrengen, met name wanneer ritten tussen Londen en de rest van het Verenigd Koninkrijk plaatsvinden.
De eenvoudige regel: zorg ervoor dat elke factuur die u ontvangt de volledige wettelijke naam van de leverancier, het adres, het btw-nummer, een omschrijving van de dienst en het apart vermelde btw-bedrag bevat. Zonder deze gegevens kunt u de btw niet terugvorderen.
Als uw bedrijf internationaal reist, houd er dan rekening mee dat transfers die via een Britse vervoerder geboekt zijn voor reizen naar het buitenland doorgaans vrijgesteld zijn van btw, wat betekent dat er geen Britse btw van toepassing is. Uw vervoerder dient dit correct op de factuur te vermelden.
Raadpleeg bij twijfel uw financiële afdeling voordat u een nieuwe leverancier goedkeurt.
Uw beleid voor grondtransport opstellen: een eenvoudig raamwerk
Als u een polis helemaal opnieuw opstelt of een bestaande polis bijwerkt, zijn dit de belangrijkste elementen die u moet behandelen:
- Erkende leveranciers: Vermeld uw voorkeursaanbieders met vergunning en geef duidelijk aan dat boekingen via hen moeten worden gemaakt.
- Richtlijnen voor serviceniveaus: Definieer welke voertuigcategorie van toepassing is op welke reizigerscategorie of gelegenheid.
- Boekingstermijn: Stel een minimale boekingstermijn in (24 uur is redelijk voor standaardboekingen; langer voor evenementen of groepsreizen).
- Vergoedingslimieten: Stel duidelijke maximumbedragen per rit in of bepaal de goedgekeurde routeprijzen.
- Bonnen en btw-vereisten: Geef aan welke documentatie nodig is voor onkostenvergoedingen.
- Contact buiten kantooruren: Zorg ervoor dat er een nummer is dat gebeld kan worden als er om 6 uur 's ochtends iets misgaat.
Een beleidsdocument van één pagina met deze zes punten beantwoordt de meeste vragen over grondtransport voordat ze in uw inbox terechtkomen.
Samenwerking met de luchthavendirecteur
Airport Executive is actief in Londen en de rest van het Verenigd Koninkrijk en biedt erkende chauffeursdiensten aan zakelijke klanten. Onze zakelijke accounts bieden geconsolideerde facturering, vaste routeprijzen en een vast contactpersoon, speciaal ontworpen om het leven van personal assistants, executive assistants en reismanagers gemakkelijker te maken.
We nemen u ook het gedoe van het regelen van verder vervoer uit handen, dankzij partnerovereenkomsten met meer dan 50 landen. Of uw directielid nu naar een vergadering in München of een conferentie in Singapore gaat, één telefoontje naar ons is voldoende om het vervoer aan beide kanten te regelen.
En omdat we weten dat uw tijd kostbaar is, houden we de communicatie eenvoudig. Neem contact met ons op via WhatsApp voor snelle boekingen, updates van uw reisschema en complexe meerdaagse reizen. Geen omslachtige online formulieren, geen dubbele invoer, geen heen en weer mailen. Gewoon rechtstreekse, efficiënte communicatie met mensen die er echt zijn om u te helpen en de stress te verminderen.
Wij opereren onder TfL-exploitantenlicentie 402 en onze vloot omvat de categorieën Economy, Business en First Class, geschikt voor elk type reis en reizigerscategorie.
Voor het bespreken van een zakelijk account of het maken van een reservering kunt u hier contact met ons opnemen.
Airport Executive - Londens premium chauffeurservice